Vergoedingen uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling

In de wet staat een aantal zaken opgesomt die je onbelast aan de werknemer kunt geven of ter beschikking kunt stellen. Naast deze zaken bouwt elke werkgever nog een bedrag op die hij ook onbelast aan zijn werknemers kan geven. We noemen dit de vrije ruimte van de werkkostenregeling. 

Welke kosten u al "gewoon" onbelast kunt geven hebben we hier beschreven: onbelaste vergoedingen.

Hoeveel bedraagt de vrije ruimte van de werkkostenregeling?

De vrije ruimte is een percentage van het totale fiscale loon van een bedrijf. Welk percentage dat precies is, hebben we staan bij: kerncijfers.

Bij Tijssen cs salarisadministraties stellen we voor de gebruikers van nmbrs maandelijks een overzicht beschikbaar met daarop de opgebouwde vrije ruimte en de bedragen vanuit de vrije ruimte die reeds in de salarisadministratie zijn verwerkt. 

Wat kan je betalen uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling?

Je kunt bijna alles vanuit de vrije ruimte van de werkkostenregeling vergoeden. De volgende zaken mogen niet "gewoon" onbelast worden gegeven. Daarom is het handig om deze te gebruiken uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling. 

• personeelsfeesten
• kerstpakketten
• geschenken aan personeel met een waarde van meer dan € 25,-, of geldbedragen.
• het geven/uitruilen van een fiets.
• bedrijfsfitness
• bovenmatige reiskostenvergoedingen
• niet zakelijke lunches (dus ook als werknemers gratis op het werk kunnen lunchen).
• kostenvergoedingen zonder onderbouwing
• enz. enz. 

In het overzicht wat we in onze salarissoftware nmbrs beschikbaar stellen zitten standaard niet de kosten die u aan anderen betaald, zoals de kosten van een personeelsfeest of een kerstpakket. Om goed te kunnen bepalen wat nog aan vrije ruimte resteert moet u de betaalde kosten via de financiële administratie dus afhalen van het saldo wat nog in nmbrs staat. 

Wat gebeurt er als ik meer vergoedingen heb gegeven dan dat ik aan vrije ruimte heb opgebouwd?

Na afloop van het kalenderjaar moet er een overzicht worden gemaakt van de opgebouwde vrije ruimte en de opgenomen bedragen. Zijn de uitgaves hoger geweest dan de opgebouwde vrije ruimte, dan moet uiterlijk in de aangifte van februari van het volgende jaar 80% eindheffing (= extra belasting) worden betaald over de overschreiding. 

Een fietsregeling waarbij je werknemers een fiets onbelast uit de vrije ruimte geeft (uitgeruild tegen brutoloon), kan zo een dure regeling worden als er niet voldoende vrije ruimte is. 

Welke regels zijn er bij de vrije ruimte van de werkkostenregeling?

Het is niet zo dat werknemers een eigen potje opbouwen met vrije ruimte. Het bedrag wordt op wergeversniveau opgebouwd en de werkgever bepaalt aan wie het wordt gegeven. Het is wel zo dat je per persoon maximaal € 2400,- per kalenderjaar zonder onderbouwing uit de vrije ruimte kunt geven. Wil je een hoger bedrag geven, dan moet de werkgever onderbouwen dat dit gebruikelijk is. 

Als je een vergoeding uit de vrije ruimte geeft, moet je op dat moment duidelijk maken dat het ook een vergoeding uit de vrije ruimte is. Wij doen dat door op de loonstrook daar een kleine toevoeging bij te zetten. Verder kan het ook door in de boekhouding deze posten te boeken op een aparte grootboekrekening. 

De opbouw is per kalenderjaar en de opnames moeten ook in hetzelfde kalenderjaar zijn opgenomen (of in ieder geval vastgelegd dat ze betaald gaan worden). Als je in januari ontdekt dat je vorig jaar nog vrije ruimte over had, dan kan je van die vrije ruimte dus geen gebruik meer maken. 

De concernregeling

Als een bedrijf het hele kalenderjaar een belang van 95% of meer in een ander bedrijf heeft, dan kan je kiezen om de concernregeling toe te passen. Bij de concernregeling wordt de vrije ruimte van de 2 bedrijven berekend alsof het één bedrijf is. Dit kan voordelig zijn als een werkmaatschappij eigenlijk 80% eindheffing zou moeten betalen, maar in de holding is nog vrije ruimte over. Door gebruik te maken van de concernregeling kan de eindheffing worden verlaagd. Ook is het mogelijk dat als een werkmaatschappij vrije ruimte over heeft, dan de DGA deze aan zichzelf uit laat keren als een onbelaste bonus uit de vrije ruimte. 

Let op: er zit ook een nadeel aan de vrije ruimte. Bij de berekening van de vrije ruimte bouw je over de eerste € 400.000,- meer vrije ruimte op dan daarboven. Als de vrije ruimte per BV wordt berekend heb je 2 x het hogere bedrag. Pas je de concernregeling toe, dan mag je maar 1 keer het hogere percentage over die € 400.000,- toepassen. 

Dit betekent dat de totale opgebouwde vrije ruimte bij een concernregeling altijd lager is, dan van de 2 aparte B.V.'s samen. 

Wil je als klant van Tijssen cs advies over de werkkostenregeling, neem dan gerust even contact met ons op; we helpen je graag!