Het fietsplan en de fiets van de zaak

Het idee van een fietsplan is dat de werknemer een fiets krijgt en dat het salaris wordt verlaagd. 

Algemene informatie:

Als je iets aan een werknemer geeft dan moet altijd bekeken worden of dat onbelast mag. In de wet staan bepaalde vergoedingen en verstrekkingen die je onbelast aan een werknemer mag geven. Dit is bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding (tot een bepaald bedrag) of een telefoonvergoeding voor zakelijk gebruik (maximaal de werkelijke kosten). 

Het geven van een fiets staat niet in het lijstje in de wet wat je "gewoon" onbelast mag geven. Als werkgever bouw je echter ook een potje op waarmee je vergoedingen die niet in de wettelijke lijst staan van onbelaste vergoedingen toch onbelast mag geven. Dit noemen ze de vrije ruimte van de werkkostenregeling. (Welk percentage de opbouw van de vrije ruimte is hebben we staan bij de kerncijfers.)

Als je als werkgever meer vergoedingen hebt gegeven uit de vrije ruimte dan er in een kalenderjaar is opgebouwd, dan moet over het verschil 80% belasting worden betaald door de werkgever. 

Als je de werknemer een fiets wilt geven/uitruilen dan zijn er 3 opties: 

1) Het verstrekken (geven) van een fiets: 

Je kunt de fiets aan de werknemer geven en afspreken dat je het bedrag van de fiets verrekend in een aantal termijnen met het salaris of eindejaarsuitkering. 

Het bedrag van de fiets (inclusief b.t.w.) komt dan ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Er zit echter wel een risico in: Als je meer uitgeeft aan personeelsfeestjes, kerstpakketten, fietsen of overige vergoedingen dan je aan vrije ruimte heeft opgebouwd, dan moet je als werkgever 80% belasting over de overschrijding betalen! Hiermee kan een leuke actie voor jouw personeel onbewust heel prijzig worden.

Heb je beoordeeld dat je nog genoeg vrije ruimte dit jaar over heeft, dan kan je de fiets zo aan jouw werknemer verstrekken. We adviseren wel om er dan rekening mee te houden dat andere werknemers dan ook om een fietsplan kunnen gaan vragen. 

Als werknemers meedoen met een fietsregeling kan hun salaris worden verlaagd. Hou er rekening mee dat het salaris nooit onder het minimumloon mag komen. Een fiets van € 2500,- in één keer verrekenen zal dus bij veel werknemers niet kunnen. 

Verder is het zo dat door de verrekening het loon van de werknemers daalt. Dit kan gevolgen hebben voor pensioenopbouw en op eventuele uitkeringen van het UWV zoals een ww-uitkering. Als je een fietsregeling met een werknemer aangaat ben je verplicht de werknemer hier ook over te informeren. 

2) De fiets van de zaak

Geef je de werknemer een fiets van de zaak, dan blijft deze fiets eigendom van het bedrijf maar mag de werknemer hier gebruik van maken. Bij de werknemer zal er dan een bijtelling plaats moeten vinden van 7% van de cataloguswaarde van de fiets. De fiets is dan eigendom van het bedrijf en de werknemer zal de fiets dan ook terug moeten geven als de werknemer uit dienst gaat. Omdat de werkgever een vervoersmiddel ter beschikking stelt, mag je de werknemer geen (volledige) reiskostenvergoeding meer geven. 

Een nadeel van een fiets van de zaak kan zijn dat de werkgever dan de eigenaar is van een fiets en dat ook blijft als de werknemer uit dienst gaat. Als dit een probleem is wordt er vaak voor gekozen om een fiets te leasen. 

Als je aannemelijk kunt maken dat de werknemer naast het gebruik van de fiets nog reiskosten maakt, dan mag je voor dat gedeelte nog een reiskostenvergoeding geven. 

Als een werknemer al een reiskostenvergoeding kreeg, dan is het vaak goedkoper voor een werknemer om een fiets te verstrekken en de werknemer een lening te geven die wordt verrekend met de reiskosten. Voordeel voor de werknemer is dat de lening na verloop van tijd is afgelost en hij weer de reiskostenvergoeding uitgekeerd krijgt. Daarnaast is hij dan eigenaar van de fiets. 

De werkgever hoeft niet altijd een fiets te kopen om van deze constructie gebruik te maken. Het is ook mogelijk om een fiets te leasen en het salaris te verlagen met de leasekosten. 

3) een lening voor een fiets

Niet echt een fietsplan, maar wellicht toch een optie om de werknemer een mogelijkheid te geven om een fiets te kopen is een lening voor de fiets. Als een werknemer nu met de auto komt en hij krijgt een reiskostenvergoeding, dan kan je de werknemer ook een lening geven om een fiets mee aan te schaffen. Je ka dan maandelijks de reiskosten doorbetalen omdat de fiets eigendom is van de werkgever, maar je houdt dan het bedrag aan reiskosten weer in als een inhouding lening. Toen de werknemer nog met de auto kwam had hij nog benzinekosten, maar met de fiets heeft hij deze niet.  

Voor advies over de fiets van de zaak kunnen werkgevers altijd contact met ons opnemen. We helpen je graag!

Ook als je meer wilt weten over het uitbesteden van je salarisadministratie kan je altijd contact met ons opnemen op 024-3560217 of via lonen@tijssen-cs.nl.