Wat mag ik mijn werknemer onbelast geven?

Dit klinkt als een eenvoudige vraag, maar dit is helaas niet in 2 zinnen uitgelegd. Laten we beginnen met de regel dat alles was de werknemer krijgt van de werkgever (of mag gebruiken) wordt gezien als brutoloon. In de wet zijn daarop een aantal uitzonderingen gemaakt. Deze uitzonderingen zijn: 

De gerichte vrijstellingen:

• vervoer: de onbelaste reiskostenvergoeding per km (zie reiskostenvergoeding)
• tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreize

• cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis

  en vaardigheden die nodig zijn voor het werk, inschrijving in een beroepsregister en outplacemen.

• studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning

  van verworven competenties (evc-procedures) 

• verhuizingen voor de dienstbetrekking 

• extraterritoriale kosten (voor werknemers die uit het buitenland komen)

• noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur en de abonnementen voor een mobiele telefoon en/of internet.

• korting op producten uit eigen bedrijf (max 20% van de waarde van het product in de winkel en maximaal € 500,- per jaar)

• verplichte arbovoorzieningen 

• hulpmiddelen (mits voor minimaal 90% zakelijk gebruikt)

• VOG (verklaring omtrent gedrag) 

• extra kosten verbonden aan thuiswerken (zie kerncijfers)

De nihilwaarderingen:

• voorzieningen die uw werknemer op de werkplek gebruikt of verbruikt.
• consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd. (Koffie, thee, sup-a-soup, fruit)
• ter beschikking gestelde werkkleding. (Dus niet kleding die ook privé gebruikt kan worden.)
• het rentevoordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een (elektrische) fiets of elektrische scooter koopt.
• de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking. (Dit is een nihilwaardering als uw werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening.) 
• voorzieningen in de werkruimte thuis.

Intermediaire kosten:

Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer voor de werkgever koopt, maar de kosten voorschiet. U kunt denken aan: 

• de werknemer koopt koffie en thee voor gebruik in de kantine van de werkgever.
• een werknemer moet een presentatie geven en heeft daarvoor markeerstiften nodig. Als de werknemer deze heeft gekocht en declareert zijn de stiften eigendom van het bedrijf. 
• parkeerkosten voor een auto van de zaak.

Voordelen buiten de dienstbetrekking:

Dit zijn vergoedingen die worden gegeven, maar die los staan van de dienstbetrekking. U kunt denken aan een verjaardagscadeau, of een rouwkrans bij een overlijden. 

De kosten mogen maximaal € 25,- bedragen, geen geld zijn (of een waardebon) en het moet een geschenk zijn dat u ook aan vrienden zou kunnen geven. 

Geschenken voor secretaressedag of een kerstpakket vallen hier dus niet onder. 

Vergoedingen uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling

Deze vergoedingen hebben we beschreven op: vergoedingen uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Het u nog vragen over wat u uw werknemer onbelast mag vergoeden, neem dan gerust contact met ons op; we helpen u graag!