Met de uitgebreide login van Tijssen cs salarisadministraties is het eenvoudig om documenten (zoals contracten) te vullen met informatie die in de salarisadministratie staat.
Om dit te kunnen doen heb je een extra "General Manager Payroll en HR" login nodig.
Hoe je dit kunt doen hebben we hieronder beschreven:
Voordat je sjablonen kan maken in Word, zal je een add-in bij Word toe moeten voegen. Volg de volgende stappen om de Visma Nmbrs Template Builder toe te voegen:
- Ga in Word naar het tabblad 'Bestand/File'
- Klik op 'invoegtoepassingen downloaden'
- Zoek naar 'nmbrs' + druk op 'Enter'
- Klik in de regel van Nmbrs Template Builder op 'Toevoegen'
- Aan de rechterkant opent zich een extra venster met de Visma Nmbrs Template Builder
In de Nmbrs Template Builder kan je rechts onderin de taal wijzigen:
In de Nmbrs Template Builder zijn 2 categorieën gemaakt: 'Persoon' en 'Bedrijf':
Onder 'Persoon' kan je variabelen ingeven die op medewerkerniveau te vinden zijn, onder 'Bedrijf' zijn variabelen te vinden die van bedrijfsniveau gehaald worden.
Klik op 1 van de categorieën om de variabelen te tonen:
Na het klikken op een variabele zal deze worden toegevoegd aan het Word document. Je kan hierbij alle opmaak gebruiken zoals je gewend bent in Word. Denk hierbij aan tabellen, afbeeldingen, ontwerpen, uitlijningen, inspringen, et cetera.
Wil je meerdere velden achter elkaar toevoegen, zoals bij een adres en een huisnummer hou er dan rekening mee dat je na het toevoegen van het eerste veld eerst een spatie moet toevoegen voordat je het volgende veld plaatst.
Hou er ook rekening mee dat er een verschil zit tussen een datum in dienst en de startdatum van een contract.
Omdat we adviseren om in de salarisadministratie altijd te werken met het fulltime salaris is het niet mogelijk om het parttime salaris automatisch te laten berekenen. Het advies is om dan in het contract te vermelden dat het fulltime salaris x is. Indien gewenst kan je nadat het document is gegenereerd er nog bijzetten wat het parttime salaris gaat worden.
Zie hieronder een voorbeeld sjabloon:
Na het downloaden vanuit Nmbrs zullen de (hier als rood gemarkeerde) variabelen pas vervangen worden met de daadwerkelijke waardes.
Bij 'Opslaan als...'/'Save as...' kan je aangeven als welk type document je het bestand op wil slaan. Sla het Word-document op als '.docx' extensie. Andere bestand extensies worden niet geaccepteerd bij het uploaden naar Visma Nmbrs.
Sjabloon uploaden
Volg de stappen hieronder om een sjabloon te uploaden in Visma Nmbrs:
- Login bij je "Manager Payroll & HR Tijssen SC3"-account.
- Ga naar Instellingen (linkermenu) --> Global Instellingen --> Document Sjablonen.
- Klik op 'Nieuw sjabloon' en sleep een .docx-bestand naar het veld of klik op 'Blader' om een bestand uit een lokale map op je computer te selecteren.
- Klik op "Upload" als het bestand klaar is om te uploaden.
- Na enkele seconden zal het bestand zichtbaar worden in de lijst met sjablonen
- Indien gewenst kan het sjabloon gedownload worden met behulp van het 'omlaag'-pijltje.
LET OP! Hierbij worden de variabelen niet vervangen met waardes, dit gebeurt alleen bij het downloaden op medewerkerniveau. - Indien gewenst kan het sjabloon verwijderd worden met behulp van het kruisje.
Zie onderstaande GIF (kort filmpje):
Als je deze stappen hebt voltooid ben je gereed om documenten te gaan samenvoegen.
Volg de stappen hieronder om een sjabloon te uploaden in Visma Nmbrs:
- Ga naar medewerkerniveau --> Start --> Tabblad HR --> Dashlet Documenten Sjablonen
- Klik op 'Genereer sjablonen'
- Selecteer in het dropdown menu een sjabloon van het juiste niveau
- Klik op 'Genereer sjabloon'
- Het sjabloon wordt naar je lokale downloadmap gestuurd
In de meeste browsers wordt het gedownloade sjabloon onderaan weergeven - Klik op 'Openen' om het sjabloon in Word te openen en de gevulde variabelen te zien
Let op: het document wordt gegenereerd met de informatie die geldig is in de periode die rechtsboven actief is. Wil je voor een werknemer een contractverlenging maken die volgende maand ingaat. Zorg er dan eerst voor dat bij dienstverband het nieuwe contract is ingevoerd. Selecteer daarna rechts boven de periode waarin het nieuwe contract ook actief is. Volg daarna de hierboven beschreven stappen.
Is dit gelukt, dan kan je doorgaan met het instellen van het digitaal ondertekenen van het contract.
Mocht je als klant van Tijssen cs vragen hebben over de document generator, of ben je zo enthousiast geworden over dit artikel dat je wel klant wilt worden, neem dan gerust contact op via 024-3560217.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren