Nieuwe werknemer toevoegen

Het voordeel van online een nieuwe werknemer toevoegen is dat je vanzelf alle velden tegenkomt die gevuld moeten worden. Dit scheelt dan weer onnodig heen-en-weer mailen. 

Daarnaast kan je de (privacygevoelige) documenten direct op een veilige manier uploaden. 

Hoe kan ik nieuwe medewerker toevoegen in nmbrs?

Allereerst is het van belang om te kijken wat de "huidige periode" in nmbrs is. Deze kan je rechtsboven in je scherm terugvinden:

In dit geval is dat dus september 2024. Komt de nieuwe werknemer in dienst in de huidige periode of later, dan kan je de werknemer direct invoeren. Komt de werknemer in augustus 2024 in dienst, dan moet de nieuwe werknemer worden ingevoerd via een mutatieformulier. 

Het direct invoeren van een nieuwe werknemer:

Als de werknemer in dienst komt in een periode na de huidige periode dan moet je rechtsboven op die 2024-9 klikken en de juiste periode selecteren. (Je kunt hier ook periodes in het verleden selecteren, maar dat wordt later geblokkeerd, vandaar dat daar een andere methode voor is). 

Staat die periode goed, ga je naar het tabblad van de werknemers en klikt op het plusje: 

Je ziet dan het volgende scherm:

Het is belangrijk dat bovenin het blokje "loondienst" geselecteerd/blauw is (ook als de werknemer pas later dit jaar in dienst komt). 

De meeste velden zullen vrij logisch zijn, maar hierbij toch een korte uitleg:

1) Default medewerker: Klik altijd even op dit veld. Je kunt dan het volgende te zien krijgen: 

Is de werknemer die je in wilt voeren een oproepkracht, selecteer dan "Oproepkracht (Alleen Loonheffing/SVW)". Is het een stagiair, kies dan de optie voor de stagair, enz. Is het een gewone werknemer met een vast aantal uren per week, selecteer dan "A Standaard (Alleen Loonheffing/SVW). Soms staan hier ook nog cao specifieke groepen bij. 

Als je dit goed selecteert, dan staan al een aantal instelling goed, zodat je die later niet meer aan hoeft te passen. 

2) Datum in dienst: Standaard wordt de eerste van de periode voorgesteld. Komt iemand niet op de 1e van de maand in dienst, dan moet je de juiste datum in dienst invoeren. 

3) BSN: De BSN is een verplicht veld. 

4) Voorletters: niet verplicht, maar we adviseren om dat wel te vullen.

5) Roepnaam; niet verplicht, maar dat is wel heel handig om te vullen. Bij het overzicht van de werknemers wordt namelijk standaard de roepnaam gebruikt. 

6) Voornamen voluit: hoeft niet te worden ingevuld

7 en 8) Voorvoegsel en Achternaam. Bij getrouwde werknemers die de naam van de partner gebruiken moet hier de meisjesnaam worden ingevuld. Als een werknemer "van der Plas" heet, dan zijn "van der" de voorvoegsels en moeten dus daar worden ingevuld. Bij achternaam vul je dan "Plas" in. De voorvoegsels hoeven niet met een hoofdletter te worden geschreven.

9) Geboortedatum is verplicht

10) Geboorteland is niet verplicht, maar we adviseren dit wel in te vullen (staat al standaard op Nederland).

11) Geslacht, maak hier een keuze. 

12) Nationaliteit is ook een verplicht veld.  

13) Burgerlijke staat: niet verplicht, maar we adviseren dit wel in te vullen. Maak je gebruik van een koppeling met een verzekeraar, dan worden deze gegevens ook gebruikt. 

14) Documenten: hier hoef je niets mee te doen. (Je kunt een foto van de werknemer uploaden)

Klik hierna op "volgende". 

Je ziet nu de informatie over de contactgegevens:

Het invullen van het telefoonnummer is niet verplicht, maar is vooral handig voor jezelf. Voor ons kan het handig zijn als we bijvoorbeeld ook ziekmeldingen moeten doen. Dan wordt ook vaak het telefoonnummer van de werknemer opgevraagd. 

Het privémailadres is handig om te vullen als je wilt dat de werknemer ook een eigen login gaat krijgen. 

"In geval van nood waarschuwen" kan je aanvinken. Je kunt dan contactgegevens van iemand invoeren die je kunt contacten in geval van nood. Je hoeft dat alleen in te vullen als je daar zelf gebruik van wilt maken. 

Het huisadres moet altijd gevuld zijn. 

Als je de postcode en het huisnummer invult en een enter geeft, dan zal het systeem zelf het juiste adres opzoeken. 

Heeft het huisnummer een toevoeging, zoals Statenlaan 1 b, dan moet dat gesplitst worden ingevoerd:

(Als er bij het huisnummer iets anders staat dan een getal wordt de aangifte loonbelasting door de Belastingdienst afgekeurd). 

Klik weer op volgende:

Hier hoeft alleen het IBAN nummer te worden ingevuld. (BIC is alleen nodig bij buitenlandse rekeningnummers). 

Als je dan weer op volgende klikt, komen we bij het dienstverband: 

- Bij de startdatum van het contract wordt dezelfde datum gegeven als de datum in dienst. Die moeten namlijk altijd gelijk zijn. (Klopt dit niet, pas dit dan s.v.p. nog even aan bij het blokje van de personalia). 

- Bij proeftijd kan je de laatste dag van de proeftijd invoeren. 

- Selecteer het juiste type contract.

- De einddatum van het contract is de laatste dag van het contract; dus een jaarcontract die start op 1 september 2024 eindigt op 31 augustus 2025. Hier moet dan 31-08-2025 worden ingevoerd. 

- Schriftelijk contract. Dit moet correct gevuld zijn omdat werknemers met een ondertekend schriftelijk contract voor onbepaalde tijd en vast uren er 5% minder ww-premie wordt berekend. Vink je "ja" aan, dan moet dat contract er natuurlijk wel zijn. 

- Loonheffingskorting: Van de werknemer heb je een loonbelastingverklaring nodig. Daarop staat of de loonheffingskorting moet worden toegepast. Selecteer hier wat de werknemer heeft aangegeven. 

- Bij de Aard arbeidsverhouding kan je het op 1 Arbeidsovereenkomst laten staan. 

- Functie: selecteer hier de juiste functie. Heeft de werknemer een functie die er nog niet bij staat, laat het dan even open. Na de invoer kan je die functie nog toevoegen. 

- Manager, afdeling en kostenplaast hoeven alleen geselecteerd te worden als jullie daarmee werken. 

Documenten: Dit blokje voor de documenten is wel belangrijk. Als je op documenten klikt zie je het volgende: 

Hier kan je op een veilige manier de belangrijke documenten van de werknemer toevoegen. 

Een geldig identiteitsbewijs is een kopie paspoort of identiteitskaart, met ook een kopie van de achterkant van de identiteitskaart en bij het paspoort ook een kopie van de pagina met de BSN. Let op: Het is een wettelijke plicht van de werkgever om een werknemer te identificeren en daarom moet de foto en de BSN niet zwart gemaakt worden. 

Bij "Opgaaf gegevens voor de loonheffingen" kan je de loonbelastingverklaring uploaden. 

Als je weer op volgende klikt kom je op rooster en salaris:

Bovenin zie je "Uren per week". Bij oproepkrachten moet hier 0 staan. Standaard staat hier het fulltime aantal uren wat in bedrijf gebruikelijk is. Werkt een werknemer parttime, wijzig de de uren per week NIET hier, maar pas daaronder het rooster aan. 

Als je invult dat een werknemer op bijvoorbeeld donderdag en vrijdag niet werkt, dan wordt het rooster bovenin automatisch aangepast. 

Het is belangrijk dat de dagen waarop de werknemer werkt goed staan omdat gebruikt kan worden voor de berekening van de reiskostenvergoeding, maar we moeten ook het aantal gewerkte dagen doorgeven aan de Belastingdienst. 

Bij Salaris heb je bij de soort invoer 3 opties als je erop klikt: 

- Handmatige invoer: Je kunt zelf een maandloon of een uurloon invoeren

- Salaristabel: Val je onder een cao en krijgt de werknemer een loon conform een bepaalde schaal, dan kan je die hier selecteren. Grote voordeel daarvan is dat de salarisschaal dan ook op de loonstrook vermeld staat en dat eventuele cao verhogingen en/of periodiekverhogingen automatisch worden toegepast. 

- Minimumloon: Krijgt de werknemer het minimumloon, selecteer dat dan hier. Het systeem kijkt zelf naar de leeftijd van de werknemer om het juiste loon te bepalen en zal dat automatisch op de juiste momenten verhogen. 

Als je bij het salaris een handmatige invoer kiest, dan heb je bij salaristype meerdere keuzes. We adviseren om alleen bij oproepkrachten een uurloon te selecteren en bij werknemers met vaste uren altijd het bruto salaris fulltime. Je hebt de mogelijkheid om ook een parttime salaris in te voeren, maar dat raden we af. Als je namelijk een fulltime salaris selecteert en de werknemer gaat minder werken wordt het salaris automatisch aangepast. 

Jaarloon bijzonder tarief: Hier mag je het parttime salaris x 12 maanden x 8% vakantiegeld invullen. Vind je dat lastig, dan kan je het leeg laten, dan berekenen wij dat. 

Vaste looncomponenten; als werknemers een vaste vergoeding krijgen voor bijvoorbeeld telefoonkosten van € 10,- per maand, dan kan dat looncomponent hier selecteren en de waarde invoeren. Komt de werknemer niet de 1e van de maand in dienst, dan kan je ook "pro rata" aanvinken; dan wordt de vergoeding herleid naar het gedeelte van de maand dat de werknemer werkt. 

(Reiskostenvergoeding worden meestal op een andere manier ingevoerd). 

Je kunt nu op verzenden klikken. Daarna krijg je de keuze om naar de medewerker te gaan. Je kunt nu al meteen met de werknemer aan de slag en bijvoorbeeld een pro forma berekening maken. 

Ook kan je nu bij een getrouwde medewerker die de naam van de partner wil gebruiken dit nog aanpassen. 

Je kan dan gaan naar het blok "personalia" en klik in dat blok rechtsonder op meer...

Als je dan op bewerken klikt, kan je de naam van de partner toevoegen en ook hoe de naam van de werknemer op de loonstrook komt.