Het vergoeden van de reiskosten

Als werknemers naar het werk reizen dan mag je daar een onbelaste vergoeding voor geven. 

Openbaar vervoer

Voor werknemers die met het openbaar vervoer gaan mag je de werkelijke kosten vergoeden. Je moet hier echter wel bewijzen van hebben. Als werknemers af en toe met het openbaar vervoer reizen zullen ze wellicht met een bankpas in- en uitchecken. Je hebt dan geen officieel bewijs van de afgelegde route. De Belastingdienst vindt dit geen geldig bewijsmiddel omdat ze vanuit het bankafschrift niet kunnen zien hoe er is gereisd. 

Andere manieren

Als iemand op een andere manier dan met het openbaar vervoer reist, dan mag je € 0,23 per km vergoeden. Dit geldt voor de auto, motor, fiets of zelfs wandelend.

Als je een vergoeding van de werkelijke kilometers wilt geven, dan moet je een administratie bijhouden op welke dagen iemand naar het werk is gereisd. 

Dit is natuurlijk een behoorlijke administratieve last. De Belastingdienst snapt dit en heeft daarvoor een methode bedacht waarmee je de werknemers maandelijks een vaste vergoeding mag geven. 

Deze berekening gaat uit van 214 werkbare dagen per jaar. De belastingdienst houdt er dan rekening mee dat werknemers vakantie hebben, niet werken op feestdagen en soms kort ziek zijn. 

De berekeningsmethode is dan: 

enkele reisafstand x 2 x € 0,23 x 214 dagen / 12 maanden x het aantal werkdagen per week / 5

Als iemand 10 km van het werk woont en 3 dagen per week werkt wordt de vergoeding:

10 x 2 x € 0,23 x 214 / 12 x 3/5 = € 49,22

Het is niet verplicht om bij ziekte de reiskostenvergoeding door te betalen. Als je dat als werkgever wilt doen, is dat maximaal 6 weken onbelast mogelijk. Daarna moet het belast worden. (Veel werkgevers stoppen echter eerder met het doorbetalen van de reiskosten). 

Bij Tijssen salarisadministraties kunnen we de enkele reisafstand invoeren en dan berekend de software zelf de maximale onbelaste vergoeding. Voordeel hiervan is dat als een werknemer meer of minder gaat werken, de reiskostenvergoeding automatisch wordt bijgesteld. 

Wettelijk gezien hebben werknemers trouwens geen recht op een reiskostenvergoeding. Veel werkgevers doen dat wel. Je bent vrij om af te spreken wat je wilt, maar als je wilt dat de vergoeding onbelast is, dan kan je maximaal het bovenstaande vergoeden.

Heb je vragen over hoe Tijssen cs jouw salarisadministratie kan optimaliseren, neem dan contact met ons op. Je kunt ons bereiken op 024-3560217.